Projekt Management Institute (PMI) stworzył metodykę sprawnej i skutecznej realizacji projektów. Zostały w niej określone zasady, którymi powinien kierować się każdy kierownik projektu. Zarządzanie projektem według metodyki PMI opiera się głównie na 9 odmiennych obszarach tematycznych, w których konieczne jest przeprowadzenie określonych działań potrzebnych do osiągnięcia wyznaczonego celu projektu. Poniżej ich krótka charakterystyka.
1. Zarządzanie zakresem
Na początku trzeba zacząć od planowania oraz stworzenia karty projektu. Należy w niej ustalić strukturę organizacyjną pracy projektowej. Trzeba wyznaczyć potrzebne zasoby, cel projektu, strukturę podziału prac oraz kierownika projektu.
2. Zarządzanie czasem
Polega na określeniu poszczególnych działań oraz ustaleniu kolejności wykonywania tych działań. Jako kierownik projektu musisz oszacować czas potrzebny na realizacje określonych zadań i wyznaczyć odpowiednie terminy w harmonogramie projektu potrzebne na ich realizację. Istotne jest również wyznaczenie osoby, która będzie kontrolować, czy dane działania, są w rzeczywistości realizowane zgodnie z ustalonymi w planie terminami.
4. Zarządzanie jakością
Ma na celu zapewnienie wymaganej przez adresata projektu jakości oferowanego produktu. Należy dopilnować, by praca nad projektem oraz jej efekt były jak najlepszej jakości. Etap ten obejmuje także ciągła kontrolę jakości produktu przez kierownika projektu.
5. Zarządzanie zasobami ludzkimi
Ludzie są najważniejszym zasobem przy tworzeniu projektu. To oni wnoszą swoją wiedzę i umiejętności w jego realizację. Aby osiągnąć upragniony cel, trzeba pozyskać, a następnie ukształtować profesjonalny zespół projektowy. Obsadzenie ludzi na odpowiednim stanowisku ma naprawdę największe znaczenie dla całego przedsięwzięcia. Każdy z członków projektu musi być przydzielony do odpowiedniego zadania. Kierownik projektu ma za zadanie kontrolę nad realizacją prac przez zespół projektowy.
6. Zarządzanie komunikacją
Dobra komunikacja jest podstawą sprawnego działania. Należy określić sposoby komunikacji zarówno pomiędzy kierownikiem a członkami zespołu projektowego, jak i pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi w realizację poszczególnych zadań. Kierownik powinien mieć kontrolę nad przepływem informacji, a w razie jakichkolwiek utrudnień szybko je wykrywać i reagować na nie.
7. Zarządzanie ryzykiem
Każdy projekt niesie ze sobą prawdopodobne ryzyka, które mogą wystąpić w trakcie jego realizacji. Grunt to rozpoznać je na samym początku i ustalić plan działania w razie wystąpienia danego ryzyka. Trzeba na to przeznaczyć odpowiednią rezerwę finansową oraz czasową.
8. Zarządzanie zamówieniami
Polega na uzyskiwaniu dóbr i usług od organizacji zewnętrznych. Dokonując zamówienia od innych podmiotów, powinno się starannie wybrać dostawcę oraz kontrolować przebieg dostaw. Ważne jest to, czy zamówienia spełniają nasze oczekiwania co do jakości i to, czy są realizowane w określonym terminie.
9. Zarządzanie zaangażowaniem interesariuszy
Należny określić grupę docelową naszej oferty. Powinno się uzyskać informację na temat wymagań naszych interesariuszy. Wystarczy do tego przeprowadzenie analizy rynku, ankiety albo porównanie rozwiązań wprowadzonych w innych, podobnych projektach. Kierownik projektu ma za zadanie dbać o dobre relację między wszystkimi podmiotami biorącymi udział w projekcie.
Na zakończenie
Zarządzanie projektami to proces bardzo złożony. Aby usprawnić ten proces, stosuje się różne techniki i strategie, które wpływają na pracę zespołu, pozwalają lepiej planować działania i redystrybucję zasobów. W dzisiejszych czasach powstały specjalne systemy do zarządzania projektami. Dobrym przykładem takiego udogodnienia jest system FlexiProject. Oprogramowanie to pozwala na strategiczne zarządzanie portfelem projektów. Wykorzystuje nowoczesne metody zarządzania projektami i oferuje wiele funkcji ułatwiających planowanie, kontrolę i komunikację pomiędzy pracownikami.
